是登記賬簿的依據(jù),是總賬系統(tǒng)的唯一數(shù)據(jù)源,填制憑證也是最基礎和頻繁的工作。計算機處理賬務后,電子賬簿的準確與完整依賴于記賬憑證,因而要確保記賬憑證輸入的準確完整。在實際工作中,可直接在計算機上根據(jù)審核無誤準予報銷的原始憑證填制記賬憑證(即前臺處理),也可以先由人工制單而后集中輸入(即后臺處理)。企業(yè)采用哪種方式應根據(jù)本單位實際情況,一般來說業(yè)務量不多、基礎較好和使用網(wǎng)絡版的企業(yè)可采用前臺處理方式,而在第一年使用或人機并行階段,則比較適合采用后臺處理方式。
的內(nèi)容一般包括兩部分:一是憑證頭部分,包括憑證類別、憑證編號、憑證日期和附件張數(shù)等;二是憑證正文部分,包括摘要、會計分錄和金額等。如果輸入會計科目有輔助核算要求,則應輸入輔助核算內(nèi)容;如果一個科目同時兼有多種輔助核算,則同時要求輸入各種輔助核算的有關內(nèi)容。 如果使用了應收系統(tǒng)來管理所有客戶往來業(yè)務,那么所有與客戶發(fā)生的業(yè)務,都應在應收系統(tǒng)中生成相應的憑證,而不能在 填制憑證 功能中制單。如果使用了應付系統(tǒng)來管理所有供應商往來業(yè)務,那么所有與供應商發(fā)生的業(yè)務,都應在應付系統(tǒng)中生成相應的憑證。
1.生成和調(diào)用常用憑證??梢詫⒛硰垜{證作為常用憑證存人常用憑證庫中,以后可按所存代號調(diào)用這張常用憑證。在填制一張與 常用憑證 相類似或完全相同的憑證時,可調(diào)用此常用憑證,這樣會加快憑證的錄入速度。調(diào)用方法為:在制單時通過【制單】菜單下的【調(diào)用常用憑證】功能,從中選擇要調(diào)用的常用憑證即可調(diào)出指定常用憑證。若調(diào)出的常用憑證與業(yè)務有出人或缺少部分信息,可直接將其修改成所需的憑證。
審核是指具有審核權限的操作員按照會計制度規(guī)定,對制單員填制的進行合法性檢查。會計核算涉及國家、企業(yè)和個人的切身經(jīng)濟利益,而記賬憑證的準確性是進行正確核算的基礎,因此無論是直接在計算機上根據(jù)已審核的原始憑證編制記賬憑證,還是直接將手工編制并審核的憑證輸入系統(tǒng)(因為又經(jīng)過了手工的操作處理),都需要經(jīng)過他人的審核后,才能作為正式憑證進行記賬處理。
為確保登記到賬簿的每一筆經(jīng)濟業(yè)務的準確性和可靠性,制單員填制的每一張憑證都必須經(jīng)過審核員的審核。審核憑證主要包括出納簽字和審核憑證兩方面工作,根據(jù)會計制度規(guī)定,審核與制單不能為同一人。